ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Location :     Panama, Ciudad de Panama, PANAMA
Application Deadline :    26-Mar-13
Type of Contract :    Service Contract
Post Level :    SC-5
Languages Required :
    English   Spanish 
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)    01-May-2013
Duration of Initial Contract :    1 año


Background
El Centro Regional del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo respalda las actividades de apoyo brindadas por las Oficinas de País, procurando fortalecer sus capacidades en el manejo de proyectos, formación de alianzas estratégicas y distribución del conocimiento en áreas prioritarias en América Latina y el Caribe.

El Centro está integrado por un creciente equipo de profesionales y expertos que destacan en iniciativas destinadas a promover el desarrollo humano en el campo de la Gobernabilidad Democrática, Energía y Medio Ambiente, Prevención de Crisis y Recuperación, VIH/SIDA, Género, Desarrollo de Capacidades y, Reducción de la Pobreza y ODM.
El área de Práctica de Prevención de Crisis y Recuperación es un esfuerzo que tiene como  propósito maximizar el impacto de las intervenciones programáticas del PNUD en la región Latinoamericana. La Unidad es instrumental en la implementación de las estrategias regionales y globales establecidas  en el Plan Estratégico del PNUD (2008-2013) y en el Programa Regional para América Latina y el Caribe.

En la actualidad, el portfolio de CPR del PNUD está priorizado en  tres áreas temáticas  identificadas como prioritarias por el PNUD para la Región (Prevención de Conflictos, Seguridad Ciudadana, Gestión del Riesgo de Desastres y Recuperación Temprana). Estas áreas de compromiso responden a los desafíos en la región y surgen del análisis sistemático de los proyectos nacionales y regionales financiados por diversas fuentes y de las  demandas de los países dentro de sus marcos de cooperación establecidos en cada uno de ellos.

Debido a la constante y alta demanda de las oficinas de país por los servicios que ofrece la Unidad es necesario contar con mayor apoyo para el despliegue de misiones y las diferentes tareas administrativas y operativas requeridas con el fin de garantizar la continuidad y buen funcionamiento de las actividades de la Unidad y del Programa Regional.

El objetivo de los presentes términos de referencia es requerir los servicios de un (a) contratista que asistirá administrativa, operativa y financieramente al Área de Práctica de Prevención de Conflictos y Recuperación (CPR).

Duties and Responsibilities
Apoyo en la gestión financiera de los proyectos del CPR:

•     Realizar pagos y anexar sus soportes documentales.
•     Tramitar el registro de nuevos proveedores/consultores.
•     Hacer requisiciones, POs, comprobantes de pago y vouchers cuando sea requerido.
•     Dar seguimiento a los procesos de pagos, desde su elaboración hasta el recibido conforme del proveedor/consultor.
•     Realizar conciliación mensual de los gastos, comparándolos con el reporte financiero que es utilizado en el PNUD Centro Regional.
•     Analizar mensualmente el presupuesto de los proyectos e informar sobre la situación de saldo, en caso de ser necesario.
•     Llevar un archivo físico y un archivo electrónico sobre las conciliaciones mensuales de gastos, la ejecución presupuestaria y los informes financieros que se requieran.
•     Elaborar informes financieros de los proyectos.
•     Apoyar en la gestión de cobros por las asesorías.

Apoyo en la gestión administrativa de los proyectos del Área de Práctica de CPR:

    Apoyar en los procesos de selección y obtener la documentación requerida para las contrataciones que sean necesarias, archivando los documentos en las carpetas correspondientes tanto físicas como en el archivo electrónico.
    Obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la adquisición de equipos y materiales.
    Organización de la documentación necesaria para la presentación de casos de contrataciones al Comité de Adquisiciones, cuando sea necesario.
    Mantener actualizado el registro de vacaciones, asistencias y demás, del personal.
    Mantener en orden los archivos físicos de pagos.
    Llevar un control de los pagos por renta, teléfonos, mantenimiento y otros.
    Elaboración, extracción y análisis de datos relativos a la actividad del área de práctica y del Programa.
    Redacción y confección de notas e informes.
    Mantener un contacto fluido con las oficinas de país según requerimiento.

Apoyo logístico-administrativo en el desarrollo de misiones y organización de talleres y eventos:

    Elaborar solicitudes de autorizaciones de viajes, hacer el cálculo correspondiente y realizar el trámite de aprobación, previo a las misiones.
    Cotizar itinerarios de viaje conforme a las normas del PNUD Centro Regional y adquirir los boletos electrónicos.
    Reservar alojamiento y asegurar el transporte de consultores, cuando sea requerido.
    Realizar los trámites correspondientes para asegurar el pago de viáticos y gastos terminales del personal que viaje en misión, y de participantes a talleres o eventos.
    Realizar los trámites para asegurar el pago de honorarios de consultores.
    Realizar el trámite de obtención de visas para las misiones.
    Archivar tanto física como electrónicamente la documentación relacionada con las misiones (informes de misión, etc.).
    Cualquier otra actividad requerida.

Competencies
Competencias Corporativas:

    Compromiso con los valores y estándares de ética de Naciones Unidas.
     Compromiso con los valores, misión y visión del PNUD.
     Sensibilidad y adaptabilidad a diferentes culturas, género, religión, raza, nacionalidad y edad.

Competencias Funcionales:
Gestión de conocimiento y aprendizaje:
    Comparte conocimiento y experiencias.
    Trabaja en equipo de manera proactiva y propositiva.
    Alcanza y aplica conocimiento, información y buenas prácticas desde dentro y fuera del PNUD.

Administración y finanzas:

    Capacidad para asistencia administrativa, operacional y financiera a proyectos y programas, preferiblemente en el Sistema de Naciones Unidas.
    Conocimiento de ATLAS u otros sistemas de seguimiento financiero.
    Excelente capacidad de redacción e interlocución.

Liderazgo y gestión:

    Enfoque a la satisfacción del cliente.
    Capacidad para trabajar en un ambiente bajo presión.
    Capacidad de adaptación al cambio y flexibilidad.
    Capacidad de respuesta positiva y retroalimentación ante diferentes puntos de vista.
    Alto sentido de responsabilidad.
    Habilidad en el trabajo en equipo ya sea con actores del Centro y/u otras organizaciones.

Required Skills and Experience
Educación:

    Licenciatura Administración, Finanzas, Ciencias sociales o áreas relacionadas.

Experiencia:

     Al menos 3 años en puestos de responsabilidades administrativas y manejo de presupuestos de programas y proyectos.
    Excelente conocimiento y experiencia en el uso de computadoras y paquetes de programas computarizados (Word, Excel,   Power Point, etc.)

Idiomas:

    Español e Inglés intermedio

Note:
Please note that applications received after the deadline will not be considered.
The electronic version of a UN Personal History Form (P.11) can be downloaded from the UNDP RSC website http://www.regionalcentrelac-undp.org/es/p11
Applications without the completed P.11 form will be treated as incomplete and will not be considered for further assessment.
Only short-listed qualified candidates will receive an acknowledgement

FC: 30000

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
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